מי שעדיין חושב כי הפקת אירועים הוא תחום שקשור אך ורק לארגון מסיבת בר מצווה לאחיין הנודניק או הזמנת כל הדודות ליום ההולדת ה-60 של אמא בחצר הבית - פשוט איננו מעודכן בהתפתחויות האחרונות בתחום.
בימינו הפקת אירועים כבר הפכה לפרודוקציה מושקעת ומרתקת שכל אדם בעל חוש יזמי יכול לארגן בעצמו. אפשר להרים אירוע איכותי אמיתי עם מאות מוזמנים, ואפילו להרוויח מכך כסף. אלה שהפכו את זה למקצוע גם עוסקים בנושאים כגון הפקת אירועים עסקיים, הפקת אירועים בטבע ועוד ועוד.
שירותים שעוזרים לכם להפיק אירוע
אין כיום סיבה לשבור את הראש כשמרימים אירוע, גם אם הוא מורכב ורב משתתפים. ישנם שירותים ייעודיים ואתרים ברשת, כגון TixWise.co.il, שמציעים חבילה שלמה שמארגנת עבורכם את כל הפרוצדורות. שירותים אלה מלווים אתכם מההתחלה ועד הסוף, כלומר עד האירוע עצמו.
צריך יכולות מסוימות וכישרונות ספציפיים בשביל להפיק אירועים, אבל מצד שני העניין דורש יכולות נרכשות - לומדים את המלאכה תוך כדי, ולכן לא כל כך מומלץ להתחיל ישר לעשות הכל לבד. עדיף לא לקפוץ מיד למים העמוקים, אלא ללמוד קודם כל לשחות.
הפקת אירועים - איך מתחילים?
השלב הראשון בתהליך הפקת אירועים הוא יצירה של עמוד רכישה מיוחד באינטרנט. בשירותי הפקת אירועים באינטרנט מציעים לכם אשף (wizard) ידידותי למשתמש, שמאפשר לכם כמארגני האירוע לבנות בקלות ובמהירות פלטפורמה של מכירת כרטיסים, מאובטחת ומקצועית. היא גם יכולה להיות מותאמת לכל סוגי האירועים ולכל ההיקפים.
אתם, כמארגנים, לוקחים כמובן חלק פעיל כאן: אתם מזינים את הפרטים של האירוע ומעצבים את עמוד הרכישה המאובטח, כולל קביעת סוגי כרטיסים שאתם מציעים למכירה, הגדרת סבבי מכירה ואת המחירים השונים של הכרטיסים. רצוי ואפשר לרכוש תוספות כגון ארוחה, חניה, משקה וכד', במידה שזה רלוונטי לאירוע.
להפיץ את הבשורה
אחרי שבניתם עמוד והנפקתם כרטיסים, עכשיו הגעתם לשלב ההפצה. קחו את הקישור של העמוד שבניתם ותתחילו להעביר אותו הלאה: דרך דואר אלקטרוני, יצירת סרטון יוטיוב משעשע, בניית עמוד פייסבוק ייעודי, שליחת מסרונים (הודעות sms), פרסום באנרים - דרכי השיווק וההפצה באינטרנט הינן בלתי נגמרות.
דרכי שיווק נוספות הן הנפקת כרטיסי VIP מיוחדים בהנחות וקופונים שמקנים הנחות, כשהמטרה הסופית היא פשוט להגיע לכמה שיותר אנשים. פעם היו מחלקים פליירים ומבקשים מחברים להזמין חברים והיום, דרך הרשת, ניתן להגיע בקלות לקהלים רחבים.
לעקוב אחר ההתפתחויות בזמן אמת
מאז שהאינטרנט חדר אל כל תחומי חיינו, היכולת שלנו לדחות סיפוקים הולכת ופוחתת. ובאמת שאין לעשות זאת: אם האינטרנט מאפשר לנו לקבל מידע אמיתי בזמן אמת מתי שאנחנו רוצים, נצלו זאת. מומלץ לבחור בממשק הפקת אירועים שמאפשר לכם לצפות בלייב בנתונים רבים שקשורים למכירת הכרטיסים, לביטולים, להחזרים ועוד.
הפקת אירועים - לעשות מזה כסף
כשאתם עוקבים אחר ההתקדמות של הפקת האירוע, אחד הדברים החשובים ביותר הוא גביית התשלומים דרך הסוגים השונים של כרטיסי האשראי: ויזה, ישראכרט MasterCard, אמריקן אקספרס ועוד.
המידע השוטף בנוגע למכירות ולהכנסות מאפשר לכם לקבל החלטות מושכלות בקשר לאירוע ולשפר עמדות או לחדד נקודות מסוימות. אולי צריך להקפיא את המכירה או לחדש חלק ממנה. וכשעושים הפקת אירועים בדרך מסודרת זו, גם אפשר לקבל את כל ההכנסות עוד לפני המועד של האירוע.
אורן שץ הוא מנהל אס.אי.או ישראל, המספקת שירותי קידום אתרים מקצועי במנועי חיפוש ושירותי שיווק באינטרנט.
